Buchführung mit Zukunft
Die digitale Buchhaltung
Man entdeckt keine neuen Kontinente, ohne den Mut zu haben, alte Küsten aus den Augen zu verlieren.
Es gab noch nie einen Zeitraum in der Geschichte der Menschheit, in dem sich in nur zehn Jahren so viel verändert hat, wie in der vergangenen Dekade. Grundlegende Technologien und Innovationen veränderten die Art, wie wir Wissen tauschen und teilen, kommunizieren, mit Informationen umgehen, forschen und handeln. Nicht zu letzt trifft dies auch in besonderem Maße auf die moderne Erstellung einer Buchführung zu. Nutzt der buchführungspflichtige Unternehmer im Zusammenspiel mit seinem steuerlichen Berater vorhandene technische Ressourcen vollends aus, ist es ohne weiteres möglich eine komplett digitalisierte, das bedeutet beleglose Buchhaltung, zu erstellen.
Rechnungseingänge
Die Rechnungseingänge werden nach Prüfung des Unternehmers am Tag des Eingangs im Unternehmen durch einen autorisierten Mitarbeiter eingescannt und auf einer internetbasierenden Plattform dem steuerlichen Berater zur Verfügung gestellt. Der zunehmende Versand bereits digitalisierter Rechnungen per mail wird den Vorgang des Einscannens zukünftig, nach unserer Ansicht bereits in den nächsten 5 Jahren, wegfallen lassen. Der Steuerberater verbucht die Eingänge taggenau.
Rechnungsausgänge
Rechnungsausgänge werden dem Steuerberater per email aus dem Fakturaprogramm des Unternehmens als Datei ebenfalls täglich zur Verfügung gestellt. Verfügt die Unternehmersoftware nicht über eine geeignete Schnittstelle, ist hier auch der Prozess des Einscannens und übermitteln der Belege via Internet denkbar.
Kassenbuchführung
Nich zu vergessen die Kassenbuchführung: Auf der Internetplattform, auf der sich das Belegarchiv (siehe Rechnungs-ein und -ausgänge)befindet, wird die Kasse online (digital)geführt.
Nutzen
Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenlisten, Offene-Posten-Listen und jegliche weitere Auswertungen der Buchführung werden taggenau erstellt. Die Auswertungen stehen dem Betrieb auf dem Internetportal zur Verfügung. Das Umsortieren von Belegen für den Steuerberater gehört der Vergangenheit an. Schattenbuchführungen fallen weg. Belege im Überhang (zu bezahlende Rechnungen, während die Belege beim Steuerberater sind) gibt es nicht mehr. Weil die einmal digitalisierten Belege eine OCR (Optical Character Recognition = Texterkennung) - Software durchlaufen sind diese ungleich schneller als beim Suchen in Papierordnern wieder auffindbar. Die digitale Buchführung versetzt den steuerlichen Berater in die Lage beim Zahlungsverkehr und Forderungsmanagement zu unterstützen. Buchungssatz und Buchungsbeleg werden miteinander verknüpft. Es entfällt bei späteren Betriebsprüfungen durch die Finanzverwaltung das mühevolle Heraussuchen von Einzelbelegen, weil auf einer DVD das gesamte Buchführungswerk incl. der (digitalisierten) Belege abgebildet wird.
Kosten
Der Zugang zu Internetportalen für die digitale Buchführung ist teilweise bereits für unter EUR 10 möglich (inklusive ca. 700 eingescannter Belege pro Monat, aller Auswertungen - beinhaltet auch Lohnauswertungen - und der Kassenbuchführung). Zudem ergeben sich weitere Einsparmöglichkeiten durch die eigenständige Vorerfassung von Lohndaten über das Portal. Die Zeiten für das Papierhändling werden sich verkürzen. Ebenso ergeben sich Reduktionen bei den Kopierkosten, weil die Belege im jederzeitigen zentralen Zugriff sind.
Überzeugen Sie sich selbst und schauen Sie sich die kurze Demonstration an: (Demo (Flash 4:15 Min; 2,81 MB)
Einfach anklicken und anschauen!
